Piagam Pelanggan

  1. Mengumumkan keputusan permohonan kemasukan pelajar dalam tempoh 30 hari bekerja sebelum pendaftaran pelajar baharu ke Universiti Awam,Politeknik,Kolej Komuniti dan ILKA.
  2. Mengeluarkan surat tawaran Biasiswa/ Pinjaman kepada pegawai dalam perkhidmatan dan mahasiswa dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas kelulusan pihak berkuasa melulus.
  3. Mengeluarkan kelulusan kepada Institusi Pendidikan Tinggi Swasta (IPTS) seperti yang berikut:
    1. Surat Kebenaran Penubuhan IPTS dalam tempoh 45 hari bekerja setelah kesemua dokumen lengkap diterima.
    2. Sijil Perakuan Pendaftaran IPTS dalam tempoh 30 hari bekerja setelah kesemua dokumen lengkap diterima (termasuk kelulusan daripada 3 agensi).
    3. Surat Kelulusan Mengendalikan Kursus Pengajian Baharu/Tambahan dalam tempoh 30 hari bekerja setelah mendapat syor MQA.
    4. Sijil Permit Mengajar dalam tempoh 5 hari bekerja setelah kesemua dokumen lengkap diterima.
    5. Surat Sokongan Permohonan Pas Penggajian Tenaga Pengajar Warga Asing dalam tempoh 5 hari bekerja setelah kesemua dokumen lengkap diterima.
  4. Pengeluaran pembiayaan Perbadanan Tabung Pendidikan Tinggi Nasional (PTPTN) baharu dibuat tidak melebihi dua puluh satu (21) hari bekerjaselepas dokumen perjanjian pembiayaan yang sempurna diterima mengikut kelompok yang ditetapkan.
  5. Surat keputusan bagi permohonan akreditasi program dikeluarkan daripada pembekal pendidikan tinggi dalam tempoh tujuh (7) bulan selepas semua permohonan lengkap diterima.
  6. Mengeluarkan keputusan permohonan FRGS dalam tempoh 45 hari dari tarikh tutup permohonan.

Proses Kerja Bagi Piagam Pelanggan KPT

1. Bahagian Kemasukan Pelajar IPTA, JPT

Elemen Piagam Pelanggan
Mengumumkan keputusan kemasukan pelajar dalam tempoh 30 hari bekerja sebelum pendaftaran pelajar baharu ke Universiti Awam, Politeknik, Kolej Komuniti dan Institusi Latihan Kemahiran Awam.
Proses Kerja
BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA YANG DIAMBIL
1 P (BKPA)/ PTMK(BKPA) Hebahan keputusan permohonan kemasukan pelajar dan aplikasi e-Rayuan dibuka 10 hari
2 PTMK(BKPA) / IPTA dan ILKA Pemprosesan e-Rayuan 12 hari
3 P (BKPA) Hebahan keputusan permohonan rayuan 1 hari
4 IPTA/ILKA Pendaftaran pelajar baharu ke IPTA/ILKA 7 hari

JUMLAH TEMPOH MASA (LAMA) : 30 HARI
JUMLAH TEMPOH MASA (BAHARU) : 30 HARI

2. Bahagian Biasiswa Dan Pembiayaan

Elemen Piagam Pelanggan
Surat tawaran biasiswa kepada pegawai dalam perkhidmatan dan mahasiswa dalam tempoh 7 hari bekerja selepas kelulusan pihak berkuasa melulus.
Proses Kerja
BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA YANG DIAMBIL
1 JK/Pemilihan KSU Meluluskan permohonan 3 hari
2 PSU Menyediakan surat kelulusan 2 hari
3 Setiausaha Bahagian Menandatangani surat kelulusan 1 hari
4 PT Menghantar surat kelulusan 1 hari

JUMLAH TEMPOH MASA (LAMA) : 7 HARI
JUMLAH TEMPOH MASA (BAHARU) : 7 HARI

3. Perbadanan Tabung Pendidikan Tinggi Nasional

Elemen Piagam Pelanggan
Pengeluaran pinjaman Perbadanan Tabung Pendidikan Tinggi Nasional (PTPTN) baharu dibuat tidak melebihi 20 hari bekerja selepas dokumen perjanjian pinjaman yang sempurna diterima mengikut kelompok yang ditetapkan.
Proses Kerja
BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA YANG DIAMBIL
1 Pejabat PTPTN Negeri (PPN) Terima dan semak dokumen perjanjian yang lengkap daripada pelajar. 1-10 hari bekerja (tempoh masa dikira adalah tertakluk kepada tarikh terima dokumen perjanjian yang lengkap daripada pelajardokumen perjanjian yang lengkap daripada pelajar
2 Kunci masuk penerimaan dokumen perjanjian di Sistem Terimaan Perjanjian.
3 Seksyen Proses Pinjaman (JKTM) Kemaskini status pelajar di Sistem Elmas-I bagi tujuan pembayaran pinjaman pendidikan.
4 Seksyen Bayaran (JKTM) Proses penyediaan jana baucar bagi pembayaran pinjaman pendidikan. 2 hari
5 Seksyen Bayaran (JKTM) Proses penyediaan data dan arahan pembayaran pinjaman ke bank 3 hari
Seksyen Pengeluaran Pinjaman Prosesan ICT (JKTM) Proses kelulusan dan pindahan wang melalui Online Banking
6 Seksyen Pengeluaran Pinjaman & Prosesan ICT (JKTM) Proses pembayaran ke dalam akaun pelajar:
  1. Proses penghantaran data bayaran daripada bank ke IPT;
  2. IPT sahkan amaun potongan yuran; dan
  3. IPT kemukakan data potongan yuran yang telah dikemaskini kepada bank
5 hari

JUMLAH TEMPOH MASA (LAMA) : 21 HARI
JUMLAH TEMPOH MASA (BAHARU) : 20 HARI

4. Bahagian Kecemerlangan Penyelidikan IPT, JPT

Elemen Piagam Pelanggan
Pemakluman keputusan bagi permohonan Skim Geran Penyelidikan Fundamental (FRGS) dikeluarkan dalam tempoh 30 hari bekerja selepas kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Dana Penyelidikan Kementerian Pendidikan Malaysia.
Proses Kerja
BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA YANG DIAMBIL
1 KSU KPM Memuktamadkan keputusan kelulusan projek-projek bagi permohonan Skim Geran Penyelidikan Fundamental (FRGS) dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Dana Penyelidikan Kementerian Pendidikan Malaysia. 1 hari
2 P(BKPI) Kemukakan permohonan kelulusan pembayaran peruntukan bagi projek-projek di bawah Skim Geran Penyelidikan Fundamental (FRGS) kepada Ketua Pengarah Pendidikan Tinggi (KPPT) untuk sokongan Bahagian Pembangunan KPM dan juga kelulusan Pegawai Pengawal. 1 hari
3 KPPT Semakan dan sokongan permohonan kelulusan pembayaran peruntukan bagi projek-projek di bawah Skim Geran Penyelidikan Fundamental (FRGS) untuk sokongan Bahagian Pembangunan KPM dan juga kelulusan Pegawai Pengawal. 1 hari
4 PP(BKPI) Terima kelulusan pembayaran peruntukan bagi projek-projek di bawah Skim Geran Penyelidikan Fundamental (FRGS) daripada Pegawai Pengawal.
(Catatan: Sokongan Bahagian Pembangunan KPM adalah tertakluk pada Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Dana Penyelidikan Kementerian Pendidikan Malaysia).
10 hari
5 KPPK/PPK/PP Sediakan pemakluman keputusan kepada IPT (merangkumi senarai projek-projek dan ulasan Jawatankuasa Penilaian Dana Penyelidikan Kementerian Pendidikan Malaysia). 16 hari
6 P(BKPI) Hebahan keputusan melalui Sistem MyGRANTS. 1 hari

JUMLAH TEMPOH MASA (LAMA) : 30 HARI
JUMLAH TEMPOH MASA (BAHARU) : 30 HARI

5. Bahagian Standard Swasta, JPT

Elemen Piagam Pelanggan
Mengeluarkan kelulusan kepada Institusi Pendidikan Tinggi Swasta (IPTS) seperti berikut :
  1. Surat Kebenaran Penubuhan IPTS dalam tempoh 44 hari bekerja setelah kesemua dokumen lengkap diterima.

    Proses Kerja
    BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA YANG DIAMBIL
    1 PT (Kaunter) Terima dokumen permohonan dan mengeluarkan resit fi permohonan 1 hari
    2 P (BSS) Terima dokumen permohonan untuk diminitkan 1 hari
    3 KPP (Unit) Terima dokumen permohonan yang telah diminitkan dan serah untuk tindakan 1 hari
    4 PPK/PP (Unit) Terima dokumen permohonan yang telah diminitkan. Semak dan sediakan scoresheet/profil pemohon 4 hari
    5 PT (Unit) Sediakan urusan pembentangan 1 hari
    6 PO Hantar surat jemputan kepada panel penilai dan pemohon 1 hari
    7 KPPT/TKPPT (S) Mempengerusikan pembentangan 1 hari
    8 PPK/PP (Unit) Menyediakan syor, memo, minit mesyuarat dan minit ceraian untuk semakan 4 hari
    9 KPP (Unit) Terima syor, memo, minit mesyuarat dan minit ceraian untuk disemak 4 hari
    10 TKPPT (S), P (BSS) Terima syor, memo, minit mesyuarat dan minit ceraian untuk diperaku 3 hari
    11 KPPT Terima syor, memo, minit mesyuarat dan minit ceraian untuk dipersetujui 3 hari
    12 Menteri Terima syor, memo, minit mesyuarat dan minit ceraian untuk dipertimbangkan 3 hari
    13 PPK/PP (Unit) Terima keputusan pertimbangan dan sediakan syor serta surat kelulusan/penolakan untuk semakan 4 hari
    14 KPP (Unit) Terima syor dan surat kelulusan/penolakan untuk disemak 4 hari
    15 P (BSS) Terima syor dan surat kelulusan /penolakan untuk diperaku 3 hari
    16 KPPT/TKPPT (S) Terima surat kelulusan/penolakan untuk ditandatangani 3 hari
    17 PT (Unit) Sediakan salinan surat kelulusan/penolakan untuk ditandatangani 1 hari
    18 PO Hantar salinan surat kelulusan/penolakan kepada pihak berkaitan 1 hari
    19 PT (Unit) Rekod dan simpan fail 1 hari

    JUMLAH TEMPOH MASA (LAMA) : 45 HARI
    JUMLAH TEMPOH MASA (BAHARU) : 44 HARI

  2. Sijil Perakuan Pendaftaran IPTS dalam tempoh 30 hari bekerja setelah kesemua dokumen lengkap diterima (termasuk kelulusan daripada 3 agensi)

    Proses Kerja
    BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA YANG DIAMBIL
    1 KPP/PP (Unit) Terima dokumen permohonan melalui e-IPTS 1 hari
    2 PT (Kaunter) Terima dokumen permohonan dan mengeluarkan resit fi permohonan 1 hari
    3 PPK/PP (Unit) Jadualkan lawatan kepada Unit Piawaian (MyQuest/USETARA 5,6 tidak perlu lawatan) 1 hari
    4 PPKIPP (Unit), KPP (Unit), P (BSS), KPPT/TKPS Permohonan disyorkan melalui e-IPTS 17 hari
    5 PPK/PP (Unit) Cetak syor melalui e-IPTS dan sediakan surat kelulusan penolakan 4 hari
    6 KPPT/TKPS Surat kelulusan/penolakan untuk ditandatangani 3 hari
    7 PT (Unit) Sediakan salinan surat kelulusan penolakan secukupnya 1 hari
    8 PO Hantar salinan surat kelulusan/penolakan kepada pihak berkaitan 1 hari
    9 PT (Unit) Rekod dan simpan fail 1 hari

    JUMLAH TEMPOH MASA (LAMA) : 30 HARI
    JUMLAH TEMPOH MASA (BAHARU) : 30 HARI

  3. Surat Kelulusan Mengendalikan Kursus Pengajian Baharu/Tambahan dalam tempoh 30 hari bekerja setelah mendapat syor MQA.

    Proses Kerja
    BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA YANG DIAMBIL
    1 PPK/PP (Unit) Terima dokumen permohonan melalui e-IPTS 1 hari
    2 PPK/PP (Unit) Semak permohonan dan menyediakan syor dalam sistem e-IPTS untuk semakan 8 hari
    3 KPP (Unit) Terima syor melalui sistem e-IPTS untuk disemak dan disyorkan 7 hari
    4 P (BSS) Terima syor melalui sistem e-IPTS untuk semakan dan disyorkan 4 hari
    5 TKPPT (S) Terima syor melalui sistem e-IPTS untuk semak permohonan untuk kelulusan/penolakan 2 hari
    6 PPK/PP (Unit) Terima dan mencetak surat kelulusan untuk ditandatangani (notifikasi e-mel fi pembayaran kepada IPTS) 3 hari
    7 PT (Kaunter) Terima dan mengeluarkan resit fi kelulusan 1 hari
    8 PT (Unit) Menyemak resit fi kelulusan 1 hari
    9 PT (Unit) Sediakan salinan surat kelulusan/penolakan secukupnya 1 hari
    10 PO Hantar salinan surat kelulusan/penolakan kepada pihak berkaitan 1 hari
    11 PT (Unit) Rekod dan simpan fail 1 hari

    JUMLAH TEMPOH MASA (LAMA) : 30 HARI
    JUMLAH TEMPOH MASA (BAHARU) : 30 HARI

  4. Sijil Permit Mengajar dalam tempoh 5 hari bekerja setelah kesemua dokumen lengkap diterima.

    Proses Kerja
    BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA YANG DIAMBIL
    1 PP (Unit) Terima dokumen permohonan melalui e-IPTS untuk semakan 1 hari
    PT (Kaunter) Terima dokumen permohonan dan mengeluarkan resit fi permohonan
    2 PP (Unit), KPP (Unit) Permohonan disyorkan melalui e-IPTS 1 hari
    3 PP (Unit) Sediakan surat kelulusan dan cetak dua (2) salinan permit mengajar untuk semakan 1 hari
    4 KPP (Unit) Terima surat kelulusan dan permit mengajar untuk disemak dan ditandatangani 1 hari
    5 PT (Unit) Sediakan salinan surat kelulusan/penolakan secukupnya 1 hari
    PO Hantar salinan surat kelulusan/penolakan kepada pihak berkaitan
    PT (Unit) Rekod dan simpan fail

    JUMLAH TEMPOH MASA (LAMA) : 5 HARI
    JUMLAH TEMPOH MASA (BAHARU) : 5 HARI

  5. Surat Sokongan Permohonan Pas Penggajian Tenaga Pengajar Warga Asing dalam tempoh 5 hari bekerja setelah kesemua dokumen lengkap diterima.

    Proses Kerja
    BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA YANG DIAMBIL
    1 PT (Kaunter) Terima dokumen permohonan 1 hari
    P (BSS) Terima dokumen permohonan untuk diminitkan
    KPP (Unit) Terima dan semak dokumen permohonan yang telah diminitkan
    2 PPK/PP Sediakan surat sokongan/tolak Pas Penggajian untuk semakan 2 hari
    3 P (BSS)/KPP (Unit) Terima surat sokongan/tolak Pas Penggajian untuk ditandatangani 1 hari
    4 PT (Unit) Sediakan salinan surat sokongan/penolakan secukupnya 1 hari
    PO Hantar salinan surat sokongan/penolakan kepada pihak berkaitan
    PT (Unit) Rekod dan simpan fail

    JUMLAH TEMPOH MASA (LAMA) : 5 HARI
    JUMLAH TEMPOH MASA (BAHARU) : 5 HARI

6. Agensi Kelayakan Malaysia

Elemen Piagam Pelanggan
Permohonan Akreditasi Penuh diselesaikan dalam tempoh 9 minggu bermula dari penilaian akreditasi sehingga siaran keputusan di Portal Agensi Kelayakan Malaysia.
Proses Kerja
BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA YANG DIAMBIL
1 Unit Pendaftaran dan Unit Semakan
  • Mendaftar dokumen permohonan
  • Menyemak dokumen permohonan
  • Mengeluarkan surat lengkap /tidak lengkap.
  • Melantik dan menyerahkan dokumen kepada Ahli Panel Penilai dan Bahagian Akreditasi (untuk permohonan lengkap)
Tidak diambil kira dalam tempoh piagam pelanggan
2 Bahagian Akreditasi dan Ahli Panel Penilai Melaksanakan penilaian termasuk lawatan akreditasi 6 hari
3 Pengarah Kanan dan Pengarah Bahagian Akreditasi Mesyuarat pra – jawatankuasa akreditasi menyemak syor keputusan permohonan 3 hari
4 Jawatankuasa Akreditasi Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi (MJA) membuat keputusan
5 Unit Keurusetiaan
  • Menyediakan keputusan siaran
  • Memuatnaik keputusan di Portal MQA

JUMLAH TEMPOH MASA (LAMA) : 210 HARI
JUMLAH TEMPOH MASA (BAHARU) : 9 MINGGU

Cetak Emel